Pourquoi faire une relance de facture avant mise en demeure ?

Une entreprise vit et se développe grâce aux règlements des factures par les clients. Le paiement de la vente de ses produits ou services assure son bon fonctionnement.

Il est important de réduire au maximum les factures impayées dont le montant atteint parfois un pourcentage élevé du chiffre d’affaires. Comment parvenir à récupérer les sommes dues auprès de clients indélicats ?

Comment prévenir un défaut de paiement de facture ?

Cela peut commencer par une notification automatique programmée une semaine avant l’échéance prévue pour la facture.

Ensuite, vous faites un appel téléphonique amical pour vous informer des intentions du client. Cela permet parfois d’anticiper un retard ou de susciter une réaction du client concernant une livraison incomplète ou qui ne convient pas.

Le client exprime une difficulté momentanée à vous régler le montant de vos prestations. Dans le but de maintenir de bons rapports commerciaux, vous proposez un nouveau délai de paiement ou une solution acceptable pour les 2 parties.

Cependant, si le client ne paie toujours pas après la nouvelle échéance, il est conseillé de lui envoyer 3 e-mails assez courtois à une semaine d’intervalle.

Le premier e-mail est court, direct et poli mais le ton devient plus ferme et insistant à chaque échange tout en restant bien entendu respectueux.

Il existe de nombreux exemples pour rédiger ce type de mails sur le net.

Indiquez clairement dans l’objet s’il s’agit d’un premier rappel, d’une relance ou d’une annonce de mise en demeure.

Mentionnez le n° de facture, le montant et la date.

Dans votre e-mail courtois, rappelez les coordonnées de votre entreprise (nom, adresse, n° de SIRET, contacts par e-mail ou téléphone, le numéro de facture, son montant et la date d’échéance ainsi que le mode de paiement convenu.

Pour éviter des recherches, il est bon d’indiquer aussi vos coordonnées bancaires.

N’oubliez pas non plus les indications concernant le client.

La loi prévoit une amende si l’une des mentions ci-dessus est absente dans votre échange. De plus, vos échanges ne peuvent passer pour du harcèlement ou ressembler trop à un courrier rédigé par un officier de l’Etat. En ce cas, vous risquez jusqu’à 15000 € d’amende et 1 an de prison !

L’étape suivante consiste en l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Cette forme devient plus solennelle mais peut heurter le client.

Dans cette lettre, sur un ton courtois mais très ferme, vous indiquez tous les éléments cités.

Quels sont les moyens possibles pour récupérer un paiement de facture ?

Si, malgré ces différentes tentatives de règlement à l’amiable, le client ne répond pas ou invoque d’autres excuses pour ne pas payer, vous avez le droit de lancer la procédure de recouvrement. Vous devez alors recourir à un organisme de recouvrement, un huissier ou un avocat.

Voici 3 solutions envisageables. Un huissier peut exiger l’injonction à payer ou demander le référé-provision avec convocation au tribunal. Ou bien encore, le juge décide de l’assignement en paiement à un fond dédié.

Souvent, une lettre d’huissier ou d’un organisme de recouvrement bien rédigée est suffisante pour régler la situation.

Comme professionnel, vous disposez de 5 ans pour introduire l’action en justice et le délai pour un particulier est de 2 ans.

Ces procédures sont longues, complexes et de plus en plus coûteuses. Les frais dépassent souvent le montant des factures réclamées.

Dans la mesure du possible, essayez toujours de trouver une solution à l’amiable.