Pourquoi le compte rendu de gestion de projet est essentiel ?
Dans la gestion d’un projet, il faut pouvoir coordonner les équipes et connaître l’état d’avancement des différentes étapes.
Pour cela, le chef de projet évalue, à tout moment, les ressources humaines, matérielles et financières dont il dispose pour atteindre les objectifs dans les délais prévus. Des comptes-rendus réguliers sont nécessaires soit en réunion, soit par la communication interne. Voyons plus en détails comment réaliser un compte-rendu des progrès d’un projet.
Contents
Quelles sont les fonctions d’un compte-rendu de gestion de projet ?
Il s’agit de conserver une trace écrite des échanges lors d’une réunion ou d’un groupe de travail. Il regroupe les problématiques de chacun et les décisions prises pour y répondre. Il indique les interlocuteurs et l’attribution des différentes tâches avec les délais pour les accomplir.
Le compte-rendu doit être objectif et précis. Une personne absente à la réunion se représente fidèlement le déroulement et les décisions prises lors de la séance. Il faut éviter toute interprétation erronée.
Il constitue la mise à jour sur l’avancement du projet pour tous les participants.
Le compte-rendu servira de mémoire et d’engagement entre les partenaires.
Comment bien rédiger un compte-rendu de gestion de projet ?
Ce document doit être bien structuré, clair, exhaustif, fidèle et accessible à tous.
Il est plus détaillé qu’un carnet de notes, moins strict qu’un procès-verbal qui reprend chaque propos émis. Le CR regroupe les idées essentielles et l’esprit des échanges par thème et non par la chronologie des débats. Il existe de nombreux modèles de comptes-rendus sur le net.
Le plan indispensable suit l’ordre du jour de la réunion ou une logique propre au projet. Il fait surtout ressortir l’essentiel.
Utilisez le présent de l’indicatif, des courtes phrases, des listes à puces et des transitions agréables.
Une série de comptes-rendus bien numérotés et datés permet de retracer l’évolution d’un projet. Ceci facilite l’intégration d’un nouveau collaborateur ou de partenaires extérieurs.
Chaque personne impliquée sait comment agir dans les délais.
Quelles sont les étapes et les éléments indispensables d’un compte-rendu de gestion de projet ?
Il comporte 6 étapes importantes : la préparation, la prise de notes en réunion, l’état d’avancement et les décisions prises pour la prochaine réunion, la mise en forme, la relecture et la distribution.
La préparation
Indiquez déjà les mentions obligatoires ci-dessous :
- L’’identité de l’entreprise
- Le titre du document et sa version pour l’archivage
- La date, l’heure de début et le lieu de la réunion
- L’objectif de la réunion
- Les noms des participants (ou leurs remplaçants) et des absents avec leur fonction et le rôle dans le projet.
- L’ordre du jour des sujets prévus initialement et les différents axes de discussion
Prévoyez une page par point de l’ordre du jour pour y ajouter les éléments, les questions, les réponses, les remarques.
La prise de notes
Prévoyez l’enregistrement (smartphone, dictaphone, logiciel de visioconférence).Cela permet de retranscrire plus précisément les interventions. La transcription automatisée peut vous aider.
Consignez chaque indication importante en restant fidèle au discours sans ajouter ou omettre d’autres informations. Soyez objectif et respectez l’esprit du débat. Le compte-rendu est synthétique mais complet
L’ État d’avancement du projet et les décisions
Chaque partie met en évidence les avancées et les blocages. Notez en particulier les réponses, les propositions et les solutions.
S’il y a vote, à vous de faire mention du nombre de votants et des résultats.
Il est indispensable de bien indiquer les décisions prises, l’attribution nominative des tâches et les objectifs précis. Utilisez pour cela une matrice RACI.
Indiquez les appréciations sur la réunion, l’ambiance, les points d’organisation et les améliorations.
La séance se termine avec le rendez-vous de la prochaine réunion (lieu, date, heure, ordre du jour).
La mise en forme
Il vaut mieux rédiger le compte-rendu d’un projet dès la fin de la réunion. Cela permet de garder des éléments essentiels ou certains détails en tête.
Fixez-vous un temps et un nombre de pages limités.
Commencez avec le plan détaillé selon les titres de l’ordre du jour, le développement et les conclusions.
Uniformisez les supports et facilitez la recherche d’une information. Prévoyez des espaces en plus pour des annotations.
Faites des courtes phrases au présent de l‘indicatif. Restez neutre, concis, factuel. Evitez les abréviations et les formules vagues. Utilisez les listes à puces et les paragraphes.
Listez les annexes, tableaux, graphiques, budgets, analyses statistiques, photographies, spécifications techniques des équipements à acheter, qui ont servi aux discussions.
Inscrivez les échanges importants avec le nom des interlocuteurs.
Ce compte-rendu est un rapport informatif, réduit à l’essentiel, pratique et facile à lire.
Il pourra être consulté à tout moment par les gens autorisés. Par exemple, sur une plateforme collaborative ou le logiciel d’aide à la gestion.
La relecture, la validation et l’envoi
Vérifiez la cohérence, le français et l’usage adéquat des termes techniques du compte-rendu de projet.
Après relecture par une personne présente ou non en séance, il sera signé par son rédacteur et validé par les responsables avant d’être envoyé dans les 48h à toutes les personnes concernées (présentes ou absentes).