Sur les tampons d’entreprise, y a-t-il des informations à mentionner qui doivent être obligatoires ?
Le tampon est un élément fréquemment utilisé dans les organisations de toutes tailles, y compris les plus petites. La fonction la plus connue qu’il remplit est celle de certifier les documents d’une entreprise, mais il a également de nombreuses autres responsabilités.
La question qui vient immédiatement à l’esprit est de savoir s’il existe ou non des spécificités qu’il est obligatoire d’inclure.
Y a-t-il des informations spécifiques qui doivent figurer sur le timbre d’entreprise et que la loi impose ?
Le Code de commerce français, plus précisément l’article R123-237, impose l’inclusion de mentions obligatoires spécifiques sur les éléments suivants :
Les factures, communications et reçus de l’entreprise, ainsi que les listes de prix, les notes de commande, les papiers officiels et les documents publicitaires.
Chacun de ces documents doit fournir certaines indications sur les activités de l’entreprise qui les émet.
En revanche, le tampon ou le sceau ne semble pas faire partie de cette liste de manière significative. Malgré le fait que cet élément soit très demandé au sein du gouvernement, il est très clair qu’il n’en est pas fait mention.
En ce qui concerne le cachet obligatoire des entreprises, cette suppression semble-t-elle être un simple oubli ou a-t-elle été faite exprès ? La réponse à cette question est fournie en combinant les résultats de deux analyses distinctes.
En premier lieu, ce manque d’attention peut être rationalisé en considérant le fait que toutes les informations requises sont généralement présentes sur les documents. Par conséquent, l’objectif du cachet est uniquement de servir de rappel de ces informations pour les clients qui les connaissent déjà.
Deuxièmement, toute personne physique ou morale peut demander un tampon. Elle n’est pas obligée de justifier le cachet de quelque manière que ce soit. Lorsque deux entreprises différentes utilisent le même cachet, il existe un risque accru de fraude ainsi que des conflits d’intérêts potentiels.
Pour toutes ces raisons, la législation n’entre pas dans le détail de la question. Cela contribue à expliquer pourquoi il n’existe aucun texte stipulant que cet objet doit contenir une information particulière. Néanmoins, si une entreprise décide d’utiliser un tampon, il lui incombe de s’assurer qu’elle dispose de toutes les informations pertinentes.
Quels types d’informations sont nécessaires pour créer un sceau ?
La législation n’impose aucune information particulière à faire figurer sur un tampon.
Hormis la notion de « cachet officiel », ce terme ne fait même pas une seule apparition dans les textes.
D’autre part, il est fait référence au tampon de la République, et non à celui d’une société particulière. Toutefois, même si ce n’est pas obligatoire, il est demandé que des informations spécifiques soient fournies sur le timbre à encrer. Par conséquent, les éléments suivants peuvent être incorporés dans la conception de cet instrument :
le nom de l’entreprise, la forme juridique de la société (SA, SARL, SAS, etc.), la quantité de capital social, l’adresse du siège social, le numéro d’identification unique (RCS) de l’établissement, le numéro SIREN de la structure et la TVA intracommunautaire.
Sur le cachet de la société, il est possible de faire figurer vos coordonnées.
En cas de modification de votre numéro de téléphone ou de votre adresse électronique, il est toujours possible que vous deviez les refaire. Ces informations se rapportent à un timbre qui peut être utilisé dans le monde extérieur, alors gardez cela à l’esprit.
En d’autres termes, il s’agit d’un modèle qui peut être utilisé sur des papiers tels que des factures, des bons de commande, des devis, des lettres et tout autre type de correspondance à envoyer.
Pour une utilisation uniquement au sein de l’entreprise, il suffit d’indiquer un nom et une position dans l’organisation. Par ailleurs, il est important de souligner que, comme aucun devoir n’est attaché à cette chose, aucune valeur juridique ne lui est associée.
En revanche, son statut est modifié lorsqu’elle est suivie de la signature d’une personne habilitée à la signer.